Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004).

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad considerevoli risparmi sui costi di processo documentale nonché di stampa ed archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

Caveau

La soluzione di HiT per la conservazione sostitutiva è denominata Caveau ed è fornita in service su ambiente Cloud, è totalmente integrata e completa di tutte le funzionalità di protezione archiviazione e disaster recovery, semplice da implementare ed utilizzare richiede solo la sottoscrizione di un contratto di servizio senza complessità HW.

Firma Digitale

La conservazione sostitutiva digitalizza il cuore dei flussi cartacei e documentali, a tal fine è importante qualora tali flussi abbiano dei momenti di approvazione che sia integrata con un sistema di firma elettronica al fine di evitare l’uscita e rientro  dal mondo digitale che vanificherebbe gran parte dei benefici economici della digitalizzazione.

La soluzione Caveau si integra con HitSignUp che permette di firmare con firme elettroniche a vari livelli di riconoscimento fino alla FEA con integrati i dati biometrici e totalmente in linea con la legislazione corrente.